Внутренние и внешние письма: чем отличается регистрация

В делопроизводстве выделяют три вида письменной корреспонденции, каждый со своей нумерацией и регистрацией:

1. Входящие письма — от внешних организаций и граждан. Регистрируются в журнале входящих.
2. Исходящие письма — от вашей организации внешним адресатам. Регистрируются в журнале исходящих.
3. Внутренние документы — служебные записки, докладные, справки между подразделениями вашей организации. Часто ведутся в отдельном журнале.

Ключевые отличия:

• Нумерация. Входящие и исходящие имеют каждый свою сквозную нумерацию по году. Внутренние — отдельная нумерация (часто с приставкой «вн.» или «сл.»).
• Юридическая сила. Внешние письма требуют подписи руководителя или уполномоченного лица. Внутренние — могут быть подписаны автором без формального утверждения.
• Хранение. Внешние письма хранятся не менее 5 лет. Внутренние — обычно 3 года.
• Реквизиты бланка. Внешние — на официальном бланке организации. Внутренние — простой формат.

В электронной системе важно не путать эти потоки. ПроРеестр в основной поставке покрывает входящие и исходящие — они и составляют 90% документооборота администрации. Внутренний документооборот (служебные записки) — опция Корпоративного тарифа или отдельная доработка.

Совет: если в вашей администрации мало внутренних служебок (1–2 в неделю) — можно оставить их в Word/email и не строить ради них отдельный учёт. Электронный учёт оправдан при потоке от 5 внутренних документов в день.