Перенос старого бумажного журнала писем в электронный: как мигрировать без потерь

Типичный сценарий: администрация решила внедрить электронный журнал писем. Возникает вопрос — что делать с бумажным журналом за прошлые годы? Варианты:

Вариант 1. Не трогать прошлые годы. Бумажный журнал хранится отдельно, электронный начинается с 1 января нового года. Самый простой путь — но при поиске старого письма приходится листать книгу.

Вариант 2. Перенести вручную. Секретарь по очереди вписывает в систему каждое письмо за прошлый год. При потоке 30 писем в день и 250 рабочих дней = 7500 записей. Месяца 2–3 работы по 2 часа в день. Много, но реально для маленькой администрации.

Вариант 3. Импорт через Excel. Если у вас был электронный журнал в Excel — это самый быстрый путь:

1. Привести Excel-таблицу к нужному формату (определённые колонки в определённом порядке);
2. Запустить импорт-скрипт;
3. Проверить результат — все записи появились в системе с пометкой «архив».

В ПроРеестре доступна услуга «миграция данных»: вы присылаете Excel-таблицу или скан-копии бумажного журнала, мы переносим в систему. Стоимость зависит от объёма (от 5 000 ₽ за 1000 записей).

На что обратить внимание при миграции:

• Регистрационные номера не должны конфликтовать. Если в новой системе будет автонумерация с 0001/26, старые номера 0001/25 и ниже надо помечать как «исторические» (другой префикс).
• Даты должны сохраниться. Дата регистрации = дата из бумажного журнала, не дата импорта.
• Связь с физическими письмами. Если бумажные оригиналы хранятся в архиве по делам — указывайте в карточке номер дела и листа.

Минимальный совет: переносите хотя бы прошлый год. Это 250 рабочих дней корреспонденции, чаще всего нужный для оперативной работы. Письма старше года остаются в бумажном архиве — поднимаются по запросу.